Doel & introductie

OKD (Open Koppelingen Document Management) is de landelijke onderwijsstandaard voor het uitwisselen van documenten en bijbehorende metadata rond de onderwijsloopbaan van een student. Het doel is gestandaardiseerde documentuitwisseling tussen onderwijsapplicaties en een centraal documentmanagementsysteem (DMS):

• Eén open standaard — een herbruikbare koppeling tussen het studentinformatiesysteem (SIS) en het DMS, toegankelijk voor alle leveranciers.
• Compleet centraal studentdossier — het DMS automatisch voeden zodat per student één integraal en actueel overzicht ontstaat.
• Geautomatiseerd archiefbeheer — wettelijke bewaartermijnen en categorisering gaan via metadata mee, zonder handmatige tussenkomst.
• Sluitende levenscyclus — van inschrijving tot en met vernietiging, inclusief terugkoppeling vanuit het DMS naar het SIS.

OKD is een O-koppeling: de definitie is sectorbreed vastgelegd en wordt landelijk beheerd. Dit document beschrijft OKD zoals geïmplementeerd in Eduarte Connect en verwijst voor de volledige standaard naar:

https://github.com/Onderwijs-Koppelingen-OKx/OKD-Document-Management

Aanleiding & context

MBO-instellingen werken met meerdere systemen (Eduarte, BPV-tools, examenmodules, en een DMS). Elk systeem slaat documenten op in een eigen formaat en structuur. Met de nieuwe Archiefwet (per 1 januari 2027) worden de eisen aan dossiervorming en bewaring strenger. Het gevolg van losse koppelingen is dubbel werk, foutgevoeligheid en geen eenduidige dossiervorming.

Rol van Eduarte en het DMS. Eduarte (het SIS) beheert documenten gedurende de duur van de onderwijsinschrijving, maar is geen volwaardig documentarchief (beperkte bewaartermijnen en archiveringsfunctionaliteit). Wil een school documenten uit meerdere bronnen centraal en conform wet- en regelgeving bewaren, dan kan zij de DMS-functie overdragen aan een DMS. Eduarte houdt dan verwijzingen naar de documenten en behoudt zijn operationele rol.

Een DMS biedt aanvullend: centrale, veilige en compliant opslag, versiebeheer en context van het dossier, en aanvullende procesondersteuning (besluitvorming, juridische processen, audits). OKD maakt deze koppeling standaard in plaats van maatwerk per school en per leverancier.

Domein & standaard

OKD valt binnen het domein DMS van Eduarte Connect en is een O-koppeling (onderwijsstandaard, gebaseerd op OOAPI v5, Engelstalig). De standaard komt voort uit het landelijke MBO-OKD-project (npuls / MBO Digitaal) en sluit aan op de OKx- en MORA-afspraken.

Rol van Eduarte in de koppeling: Eduarte is de bron- en registratiepartij. Eduarte levert de onderwijscontext (personen, inschrijvingen/relaties en aanbod) én registreert DMS-documenten gekoppeld aan een deelnemer of verbintenis.

Scope: de vijf MORA-onderdelen

OKD dekt de uitwisseling van documenten en metadata op vijf onderdelen van de onderwijsloopbaan:

Ondersteunde functionaliteit

OKD ondersteunt documentstromen in twee richtingen, plus weergave en vernietiging:

• Documenten overdragen (SIS → DMS) — documenten die in Eduarte ontstaan of verzameld worden, overdragen naar het DMS.
• Documentreferentie delen (DMS → SIS) — documenten die in het DMS ontstaan (bijvoorbeeld via e-mail of scan) en operationeel van belang zijn, bekendmaken in Eduarte.
• Documenten weergeven — vanuit Eduarte documenten tonen die in het DMS staan, zonder dat elke gebruiker een DMS-gebruiker hoeft te zijn en met respect voor rollen en rechten.
• Vernietigen — automatisch starten van de bewaartermijn ten behoeve van vernietiging.

Documenten overdragen (SIS → DMS):

Documentreferentie delen (DMS → SIS):

Doelgroep & use cases

OKD is bedoeld voor DMS-leveranciers en partners die documenten rond de onderwijsloopbaan uitwisselen met Eduarte, en voor scholen die documentstromen willen standaardiseren en hun archief op orde willen brengen.

Granulariteit & reikwijdte

OKD volgt de OOAPI v5-objecten (personen, relaties, aanbod) aangevuld met documentbeheer.

Zoals nu geïmplementeerd in Eduarte Connect:

• Onderwijscontext opvragen: personen, associations (relaties/inschrijvingen) en offerings (aanbod).
• Documenttypes ophalen die per school in Eduarte zijn geconfigureerd.
• DMS-documenten registreren bij Eduarte, gekoppeld aan een deelnemer of verbintenis.
• Documenten ophalen, uploaden/vervangen en verwijderen, inclusief metadata.

Let op — nog in ontwikkeling. Het automatisch koppelen van documenten aan de OKD- categorieën (inschrijving, BPV, diplomering, examinering) vereist een toekomstige MORA-component en is nog niet volledig beschikbaar. Niet alle standaard-flows zijn in Eduarte Connect geïmplementeerd; raadpleeg de officiële standaard voor de volledige definitie.

Gegevens op hoofdlijnen

Randvoorwaarden & afspraken

• Standaardconform — OKD volgt de landelijke OOAPI/OKD-standaard; raadpleeg de officiële specificatie voor de exacte definities en flows.
• AVG & bewaartermijnen — documenten kunnen persoonsgegevens en gevoelige stukken (bijvoorbeeld examendocumenten) bevatten. Verwerk volgens dataminimalisatie en respecteer de bewaartermijnen die met uitschrijven starten.
• Toegang & consent — toegang verloopt via Connect met OKD-scopes; zie de technische specificatie.

Verwijzingen

• Officiële OKD-standaard: https://github.com/Onderwijs-Koppelingen-OKx/OKD-Document-Management
• Technische specificatie: OKD — Technische specificatie (PDF).
• OpenAPI-specificatie: meegeleverd als OKD_v1.0.yml.
• Online referentie: API-referentie van OKD